MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı Artvin Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün görev yetki ve sorumlulukları ile teşkilat ve işleyişini düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik Artvin Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş amacı faaliyet alanları yönetim statüsü şeması ile yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve

sorumluluk alanlarını kapsamaktadır.

Dayanak

MADDE 3- (1) Özel Kalem Müdürlüğü Artvin Belediyesi bünyesinde 5393 sayılı Belediye

Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve diğer ilgili mevzuatın verdiği yetkilerle doğrudan Başkana bağlı olarak çalışır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte geçen;

1. Belediye : Artvin Belediyesini,
2. Başkan    : ArtvinBelediye Başkanını,
3. Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü,
4. Müdür     : Özel Kalem Müdürünü,
5. Şef           : Özel Kalem Müdürlüğünde görevli şefi,
6. Personel  : Müdür ve şef tanımının dışındaki birim mensuplarını, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat Yapısı

Teşkilat

MADDE 5- (1) Özel Kalem Müdürlüğü Müdür,Şef, Memur, yeterince Büro Personeli, Makam Odacısı ve Şoförlerden oluşur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

Özel Kalem Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 6- (1) Özel Kalem Müdürlüğü Başkanın verdiği yetki ve emirler doğrultusunda, Özel Kalem Müdürünün gözetim ve denetiminde görevini yerine getirir.

2. Başkanlıkça düzenlenen sosyal faaliyetlerin ve törenlerin organizatörlüğünü üstlenir.
3. Gerçekleştirilen faaliyetlerin protokole duyurulmasını sağlar.
4. Başkanın istediği toplantıların yapılmasını ve organizasyonunu sağlar.
5. Koordinasyonda iletişim kopukluğu olmaması için gereğini yapar.
6. Belediyeyi ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerin ağırlanması için gerekli düzenlemeleri yapar.
7. Yaptığı programlarla başkanın zamanının en iyi şekilde planlanmasına yardımcı olur.
8. Vatandaş başvurularını değerlendirir.

9. Başkan adına şahsen veya mektupla başvuran dilek ve temennilerini bildiren vatandaşların müracaatını tespit eder.
10. Başkan adına gelen mektup ve davetiyeler günlük olarak Başkana arz edilir.
11. Başkan adına gelen mektupları Özel Kalem Müdürü, Başkan ile birlikte açar.
12. Mektubun ne ile ilgili olduğunun anlaşılabilmesi için mektubun önemli yerleri çizilerek veya küçük notlar ilave edilerek Başkana sunulur.
13. Başkanın incelemesi için Özel Kalem Müdürüne verdiği mektuplarda gerekli incelemeyi yaparak vatandaşın isteğinin hangi Müdürlüğü ilgilendirdiğini araştırır ve sonuca ulaşması için Başkan adına gerekli çalışmaları yapar ve talimat verir.
14. Başka Müdürlüklerin ilgili alanına giren şikayet ve dilekleri Başkanın bilgisine sunar ve ilgili Müdürlüklere gönderir.
15. Özel Kalem Müdürlüğü kendi bünyesinde halledebileceği sorunları çözer.
16. İşini çözüme kavuşturmak için gelen vatandaşları dinler, konusu daha alt kademede çözümlenmek üzere vatandaşı danışman, başkan yardımcısı veya müdürlere göndererek başkanın çalışmasını kolaylaştırır.
17. İlgili Müdürlerden gelen cevaplar Özel Kalem Müdürlüğünce arşivlenir.
18. İlgili Müdürlüklerden gelen ve Başkan tarafından imzalanması gereken evraklar Özel Kalem Müdürlüğünce Başkana iletilir.
19. Başkanlık Yazışmalarını yaptırmak; Müdürlüğe intikal eden Kurum içi veya Kurum dışı tüm evrak kayda alınarak gereği müdürlüklere iletilir. Müdürlüklerce gerektirdiği takdirde

Özel Kalem Müdürlüğüne geri dönen evraklar arşivlenir.

20. İlgili mevzuatın yüklediği görevler ile Başkanın verdiği diğer görevleri yapar.

Özel Kalem Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 7- (1) Özel Kalem Müdürünün Görevleri;

1. Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder.
2. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.
3. Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.
4. Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.
5. Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar.
6. Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin disiplin amiri olup, memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.
7. Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
8. Müdürlük Bünyesinde görev yapan şefliklerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini, Belediyede çalışan personelin özlük işlemlerinin mevzuat

çerçevesinde yürütülmesini sağlar.

ı) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

j) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.

2. Özel Kalem Müdürünün Yetkileri;
   1. Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen

programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.

1. 2. Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.
   3. Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1. derece imza yetkisi.
   4. Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.
   5. Müdürlük emrinde görev yapan personele ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.
   6. Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.